En septembre 2021, notre jeune association organisait son premier trail : l’UniverTrail d’Arêches. Quand l’idée d’organiser un trail a germé, l’association n’était pas encore créée et notre expérience en trail était seulement celle de pratiquant. Nous partions donc de rien. Aujourd’hui, nous sommes en mesure de te dire comment organiser un trail ! Quelles sont les étapes indispensables ? Aussi, notre organisation n’ayant pas beaucoup de trésorerie, nous allons te dévoiler nos astuces pour que l’organisation d’un trail soit à l’équilibre financièrement malgré le manque de sponsors/partenaires.
Le cadre juridique pour organiser un trail
Oui, il faut déjà une structure pour organiser légalement ce genre d’événement. À priori 2 possibilités :
- Créer une société (si tu souhaites faire du bénéfice et te le reverser)
- Créer une association loi 1901 (à but non lucratif donc, ce que nous recommandons)
C’est très facile et rapide de créer une association. Tu peux le faire toi-même ou le faire sous-traiter par un organisme comme LegalPlace si tu veux te faciliter la tâche.
Une fois créée, l’association devra obligatoirement souscrire à une assurance responsabilité civile. Dans notre cas, cela coûte environ 90€ par an avec la MAIF.
Quelles autorisations pour organiser un trail ?
Si le tracé de ton trail se déroule sur une seule commune, il te faudra un accord de la mairie pour pouvoir organiser ton événement. En revanche, si ton trail passe sur plusieurs communes, c’est la préfecture qui te donnera, ou non, l’autorisation.
Pour cela, à toi de contacter la mairie pour leur présenter ton projet. Une étape indispensable !
Faut-il l’accord de la Fédération Française d’Athlétisme pour organiser un trail ? Non, mais cela peut être un soutien de taille lorsque tu fais ta demande en mairie ou en préfecture. Dans notre cas, nous ne sommes pas affiliés à la FFA.
Assurer la sécurité des traileurs, des bénévoles et des spectateurs
Sujet primordial que tu devras bien étudier afin de rassurer la mairie ou la préfecture. Est-ce qu’il faut bloquer des routes ? Combien de temps ? Où est-ce que je positionne les bénévoles ? Est-ce que j’ai bien un parcours de repli en cas de météo dangereuse ?
Il convient aussi de prévoir des zones accessibles en voiture pour rapatrier des traileurs si besoin. Dans le cas de l’UniverTrail d’Arêches, la mairie nous demande d’avoir un médecin le jour de la course. En fonction du nombre de participants au trail, ce dispositif peut être nettement plus important.
Penses donc bien à la sécurité des traileurs mais aussi à celle des bénévoles (gilet jaune si besoin, ravitaillement, rapatriement…).
Si tu prévois d’accueillir un certain nombre de spectateurs sur ton événement, il te faudra aussi prévoir un dispositif adapté.
Un trail ne s'organise pas seul
Le week-end de la course, tu auras besoin de bénévoles pour tous types de missions :
- Gérer le chrono
- S’occuper des ravitaillements
- Assurer la sécurité des traileurs
- Indiquer le parcours
- Prendre des photos
Je te souhaite aussi de pouvoir compter sur le soutien de la commune et de l’office du tourisme. Dans le cas de notre course, ce sont eux qui nous prêtent :
- Tables et bancs
- Tonnelles
- Sono
- Oriflammes
L’office du tourisme peut aussi faire de la communication pour mettre en avant ton trail !
Quelques astuces lorsque l'on organise son premier trail.
- Créer un site web sur lequel tu rassembles toutes les infos ! (N’oublie pas de créer le réglement de la course)
- Se faire référencer sur tous les calendriers de trail en ligne (c’est gratuit et ultra efficace pour faire connaitre ta course)
- Déposer des affiches, un mois avant l’événement, dans les commerces de la commune
- Pour les dossards : achète du papier imperméable et indéchirable sur lequel tu imprimeras toi-même les infos que tu veux mettre dessus
- Pour le chronométrage, la solution la plus économique c’est de gérer soi-même le chrono avec un logiciel comme “trail manager”. Pour une petite organisation, ça marche très bien et c’est gratuit.
- Pour les inscriptions, soit tu mets sur ton site internet un formulaire d’inscription, soit tu le fais sous-traiter par une entreprise (c’est ce que font la majorité des courses) qui prendra une commission sur chaque inscription.
- Penses bien à ouvrir un compte bancaire au nom de l’association, c’est bien pratique.
- Pour le balisage, tu peux te rapprocher d’une association comme Trail Runner Foundation ou d’autres organismes locaux qui pourront te prêter des fanions et des piquets.
J’espère sincèrement que cet article t’aidera si tu débutes dans l’événementiel. Si tu as la moindre question sur ce sujet, n’hésites pas à nous contacter !
Bon courage, bonne course !